PENGOLAHAN DATA PADA M.S EXCEL

PENGOLAHAN DATA

Pengolahan data merupakan operasi dilakukan pada set data untuk mengekstrak informasi yang diperlukan dalam bentuk yang tepat seperti diagram, laporan, atau tabel.

Dengan kata lain, itu adalah Manipulasi data input dengan sebuah program aplikasi untuk mendapatkan hasil yang diinginkan sebagai data, grafik, angka, atau file teks.

Setiap penggunaan komputer untuk melakukan operasi didefinisikan pada data dapat termasuk dalam pengolahan data.

Operasi Pengolahan Data pada Ms. Excel meliputi berbagai fungsi.

SORT DATA BASE

Untuk mengurutkan data ikuti langkah-langkah berikut :
klik pada salah satu sel bagian dari table data base
Pilih perintah sort dari menu Data
Pada bingkai dialog sort, kita dapat menentukan pengurutan data hingga 3 field. Untuk menentukan field pertama (Primery key) klik pada sort By, berikutnya dilayar alam diutampilkan mungkin nama field atau mjudul kolom ( Column A, Column B,Column C, dst ) tergantung pilihan pada My list Has. Apabila pada My list Has  yang diaktifkan Heaeder Row maka pada daftar yang ditampilkan judul kolom. Sebagai default pada My List Has adalah Header Row. Sekarang kita klik field Dept sebagai field pertama yang kan kita urutkan. Langkah Ascenting = pengurutan dari mkecil ke besar dan Descenting = pengurutan dari besar ke kecil, dalam hal ini pilih Ascending.
Klik panah pada Then By untuk menentukan field kedaua yang akan diurutkan, sebagai latihan klik pada NOPEG kemudian klik Ascending
Apabila tombol Option kita klik maka bingkai dialog Sort Option ditampilkan di layar
Pada Sort Option kita dapat menentukan Orientasi pengurutan dari atas ke bawah ( Sort Top To Bottom) atau dari kiri ke kanan ( Sort Left To Right)
Klik tombol OK untuk kembali ke lembar

gambar: data awal yang akan di sort

gambar cara pengisian sort

Contoh gambar sesudah di sort

MENGGUNAKAN SUBTOTAL

Sebagai syarat untuk melakukan sub total adalah database harus sudah diurutkan. Excel secara otomatis akan menyisipkan baris baru dan memasukkan formula sub total pada setiap pergantian kelompok kata. Sebagai contoh pemakaian subtotal kita ginakan table diatas
Karena database telah diurut kita tidak perlu mengurutkan kembali. Klik satu sel yang berada dalam table database
pilih perintah subtotal dari menu data, berikutnya di layer ditampilkan kontak dialog subtotal, seperti diatas
pada At each change in, klik box panah kemudian klik DEPT
pada use function, klik box panah kemudian pilih SUM
Pada Add Subtotal klik Gaji
Klik pada replace current subtotal, agar apabila sebelumnya kita telah melakukan subtotal maka nilai subtotal tersebut diganti/ditimpa
klik pada summary below Data, agar subtotal diletakkan dibawah total

Klik tombol OK kembali ke lembar kerja, tampilan table sekarang menjadi seperti berikut :

Untuk menghapus subtotal klik kembali perintah subtotals dari menu Data, kemudian klik Remove All button. Perintah subtotal secara otomatis membuat Outline worksheet sehingga memudahkan untuk menampilkan (browse) daftar Subtotal pada berbagai tingkat rincian yang berlainan.
FASILITAS FILTER

Excel menyediakan fasilitas untuk menyaring data dengan criteria tertentu. Ada beberapa metode yang bias digunakan, dua diantaranya yaitu Auto Filter dan Advanced Filter.
Penggunaan masing-masing fasilitas Filter dijelaskan berikut ini :

AUTO FILTER
Penggunaan fasilitas Auto Filter memungkinkan kita menampilkan hanya record tertentu yang berisi data yang diinginkan.Sebagai contoh kita dapat dengan mudah menampilkan semua data karyawan DEPT A
Langkah – langkah auntuk menyaring data dengan fasilitas Auto filter adalah
aktifkan Tabel daiatas ( hapus terlebih dahulu subtotal)
Klik pada salah satu sel dalam table database
pilih perintah Filter dari Menu data
pilih perintah AutoFilter, tampilkan table sekarang seperti gambar di balik ini :
o    Klik box panah di sebelah kanan DEPT ( Sel A1)
o    Pada tampilan berikutnya klik B
o    Tampilan berikutnya seperti gambar berikutnya

Table : auto filter 1

.

Table :  hasil autofilter

Kita dapat juga melakukan custom filter, misalkan kita ingin menampilkan data-data pegawai yang mempunyai gaji Rp 800.000
Normalkan tampilan tabel dengan cara sebagai berikut, klik box panah di sebelah kanan DEPT (Sel A1), pada tampilan berikutnya klik (All). Untuk menormalkan tampilan dapat juga dengan perintah autofilter dari menu data, hingga tanda centang hilang dari perintah Autofilter
Pastikan sel aktif dalam tabel
Aktifkan kembali fasilitas Autofilter (Data-Filter-Autoilter), jika sudah tidak aktif.
klik Box panah GAJI (Sel E1)
Pada tampilan berikutnya klik Custom.
tampilan berikutnya kotak dialog Custom AutoFilter. Pada Shows Row Where tampak Gaji, lalu pilih is greather than (lebih besar dari) pada box di sebelah kanannya ketik 800000. Tampilan kotak dialog sebagai berikut

Gambar: kotak dialog custom Autofilter -1

Gambar: Hasil custom Autofilter -1

Jika ingin menggunakan dua ketentuan pada satu field (kolom) dapat dilakukan dengan menggunakan operator And atau operator Or.
Jika digunakan And berarti dua criteria harus dipenuhi, sedangkan Or berarti satu criteria yang dipenuhi.
Pada tabel diatas jika ingin menampilkan pegawai yang gajinya 800.000 sampai 950.000, perintahnya adalah
Klik pada box panah GAJI (Sel E1)
Klik pada Custom
Pada kotak dialog Custom Autofilter lakukan pengaturan sebagai berikut:
–    Pada Shows Rows Where terdapat GAJI, pilih is greather than equal to (lebih besar atau sama dengan), lalu di kotak di sebelah kanan ketik 800.000, kemudian pilih operator And. Pada kotak di bawahnya pilih is less than equal to (lebih kecil atau sama dengan) lalu kotak disebelah kanan 950.000. Hingga tampilannya seperti gambar berikut

Gambar : Kotak dialok Costum Autofilter-2

Tabel : costum Autofilter -2

Jika ingin menentukan kriteria  dari dua Field kita dapat melakukan hal yang sama seperti di atas . Misalnya pada contoh di atas jika ingin lagi mempersempit pilihan pada DEPT A. maka pada box panah DEPT klik A , maka hanya pegawai yang DEPT A yang gajinya 800000 sampai dengan  950000 yang di tampilkan .]

Advanced filter
D samping fasilitas peyaringan dengan Autofilter, Exel juga meyediakan peyaringan dengan Anvanced filter . Degan falitas ini maka hasil peyaringan akan di tempatkan pada range tersendiri  asal range asal tidak berubah atau dapat juga di tempatkan di range atas . sebagai contoh kita gunakan tabel di atas .Terlebih dahulu normalkan degan perintah : Data – Filter – Autofilter .

1. Buat tabel seperti gambar berikut :

2. Klik satu cell dalam tabel
3. Pilih perintah Filter dari menu data. Plih perintah advanced filter. Berikut dilayar akan ditampilkan kotak dialog berikut:

Klik pilihan copy to another location agar hasil penyaringan diluar data utama, dan copy to aktif
Pada List range kita isi dengan alamat range tabel databasenya. Pada umumnya kotak ini langsung terisi
Pada criteria range kita isi alamat range criteria yang ditentukan $G$1:$G$2. Dapat diisi dengan menyorot range criteria setelah terlebih dahulu di klik di dalam kotak Criteria range
Pada copy to kita isikan dengan alamat range judul kolom tabel yaitu $A$11:$E$11. Dapat juga diisi dengan menyorot alamat tersebut.
Apabila pilihan Unique Recorts Only terpilih maka record-record yang sejenis hanya ditampilkan satu kali saja.
Klik OK untuk ke kembali lembar kerja dan hasil akan ditampilkan seperti berikut:

Gambar kotak dialog advance filter

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: